Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

• Podatnik zapłacił zaległy podatek ale fiskus tego nie odnotował. Podatnik ma więc jednocześnie i zaległość i nadpłatę
• Przepisowe podejście
• Automatyzacja i pułapka

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale fiskus tego nie odnotował. Podatnik ma więc jednocześnie i zaległość i nadpłatę

Na początku 2025 r. spółka z o.o. dostała od urzędu skarbowego upomnienie. To skutek niedopłaty w podatku PIT za 2 miesiące 2024 roku. Tego samego dnia przedsiębiorca uregulował to wraz z odsetkami i kosztami upomnienia, a ponadto zapłacił PIT za bieżący okres. Po dwóch miesiącach dostał podobne upomnienie. Tym razem sprawa dotyczyła zalegania z podatkiem VAT, choć ten był wpłacony terminowo.

– Po kontakcie z US wyszło, że wpłata na podatek PIT została zaliczona na 2025 rok, a nie na zaległości z 2024 roku. Stało się tak, ponieważ w przelewie zaznaczyliśmy termin „styczeń 2025 roku”. W naszym banku nie mogliśmy dodać nic innego, bo pola do wypełniania są z góry narzucone i nie ma możliwości zaznaczenia więcej niż jednego okresu – opisuje sprawę przedsiębiorca.

W międzyczasie urząd skarbowy wszczął egzekucję z konta bankowego spółki. Przedsiębiorca, w związku z ww. tytułem przelewu, doświadczył egzekucji i kosztów z tego wynikających. To ponad 130 zł, a także wydatki na usługę kancelarii podatkowej w celu wyjaśnienia sprawy.

– Skontaktowaliśmy się telefonicznie z fiskusem. Pracownicy urzędu stwierdzili, że błąd, który został popełniony, uprawniał ich do takich działań i zrobili wszystko zgodnie z prawem. Dodali, że przelew jest księgowany przez automat, który zgodnie z tytułem przelewu został zaksięgowany na bieżący rok. Zatem można mieć jednocześnie nadpłatę i zaległość w podatku PIT, bo obie kwoty były zaksięgowane na dwóch różnych rachunkach – zaznacza przedsiębiorca.

Według dr Anny Wojciechowskiej z Solveo Advisory i ekspertki BCC, sytuacja jest kuriozalna i trudno uwierzyć, że ma miejsce w 2025 roku. Technologia i automatyzacja powinny wspierać sprawność administracji. Była naczelnik Wydziału Kontroli Podatkowej Urzędu Kontroli Skarbowej w Gdańsku zaznacza, że co do zasady w jednym tytule podatkowym nie powinna wystąpić jednocześnie niedopłata i nadpłata podatku. Taki przypadek powinien co najmniej zastanowić urzędników. Ponadto, opisywane postępowanie w żaden sposób nie wpisuje się w ideę przyjaznych urzędów.

Przepisowe podejście

Spółka popełniła niezamierzony błąd i się do niego przyznaje. Natomiast rodzą się pytania o to, czy Urząd Skarbowy w tym przypadku zadziałał prawidłowo i czy mógł zrobić coś innego w sprawie, żeby nie doszło do egzekucji. Jak informuje Ministerstwo Finansów, wpłatę zalicza się zgodnie ze wskazaniem podatnika (podatek, okres, rok). Wyjątek stanowią przypadki, gdy na podatniku ciążą zaległości podatkowe. Dodatkowo, podatnik może zawnioskować o wydanie postanowienia w sprawie rozliczenia wpłaty (art. 62 par. 4 ustawy z 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa) lub w ramach bieżącej współpracy z organem podatkowym wyjaśnić, że płatność dotyczyła również innych okresów niż ten wskazany w przelewie.

– Oczywiście, zgodnie z przepisami i systemem, wpłata mogła być zaksięgowana zgodnie z tytułem. Jednakże, jest jeszcze pewien aspekt – tj. element ludzki. Jeśli zauważamy niezgodność wpłaconej kwoty zobowiązania, w tym przypadku nadpłaty, a wcześniej mamy już sygnał o zaległości, to zawsze można podjąć wyjaśnienia z podatnikiem, poczytując tego typu sytuację jako wątpliwość wymagającą rozstrzygnięcia na jego rzecz – zgodnie z zasadą in dubio pro tributario. Ponadto, sama nadpłata może być rozksięgowana na zaległości podatkowe – co organ może uczynić, uprzednio informując o tym podatnika – komentuje doradca podatkowy i adwokat dr hab. Adam Mariański, prof. UŁa, Partner Zarządzający w Mariański Group, ekspert BCC.

Resort ponadto informuje, że sposób postępowania wierzycieli w przypadku uchylania się zobowiązanych od wykonania ciążących na nich obowiązków regulują przepisy ustawy z 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy. I dodaje, że wszczęcie postępowania egzekucyjnego jest więc poprzedzone innymi czynnościami (m.in. miękka egzekucja, upomnienie), dającymi podatnikowi możliwość zareagowania i wyjaśnienia sytuacji.

– Biorąc pod uwagę, że zlecenie przelewu miało miejsce po uprzednim upomnieniu, w kwotach obejmujących niezapłacone zaliczki oraz w terminie właściwym dla rozliczenia grudnia poprzedniego roku, okoliczności te powinny zapalić tzw. czerwoną lampkę w urzędzie skarbowym. Jeśli nawet organ uznał, że nie może automatycznie zastosować regulacji art. 62 par. 2 bądź par. 1 Ordynacji podatkowej, to nic nie stało na przeszkodzie, aby skonsultować z podatnikiem prawidłowość dokonanego przelewu i ewentualnie zwrócić się do niego o ustalenie, co było jego faktyczną intencją. Wydaje się, że zabrakło odrobiny dobrej woli po stronie urzędu – analizuje radca prawny dr Jan Jaworski z Kancelarii MartiniTAX.

Automatyzacja i pułapka

Jak informuje Ministerstwo Finansów, proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany. Przy tym każda operacja ma charakter odwracalny i w uzasadnionych przypadkach może zostać skorygowana przez pracownika urzędu skarbowego. Resort zaznacza, że pracownicy urzędu skarbowego podejmują czynności adekwatne do sytuacji. Jeśli istnieje nadpłata podatku i zaległość podatkowa, wówczas w trybie przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, nadpłata podlega zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości.

– Argument urzędników, którzy twierdzą, że nie ponoszą odpowiedzialności za zaistniałą sytuację, ponieważ księgowanie wpłat odbywa się automatycznie przez system, nie do końca do mnie przemawia. Jeśli system działa niewłaściwie, to odpowiedzialność za jego poprawne funkcjonowanie i nadzór nad tym spoczywa na osobach, które nim zarządzają i go nadzorują. Trudno uwierzyć, że fiskus mógłby zaakceptować analogiczne uzasadnienie ze strony podatnika, który tłumaczyłby się błędami systemu – dodaje dr Wojciechowska.

Według Ministerstwa Finansów, w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym, ponieważ wpłata została zaksięgowana zgodnie ze wskazaniem podatnika. Resort podkreśla, że kwestie indywidualnych rozliczeń warto na bieżąco wyjaśniać z właściwym urzędem skarbowym, do którego dokonano wpłaty. Organ podatkowy posiada kompleksową wiedzę o stanie rozliczeń podatnika i dysponuje odpowiednimi narzędziami, umożliwiającymi właściwą ocenę stanu faktycznego. Warto podjąć kontakt z urzędem skarbowym, szczególnie w sytuacjach budzących wątpliwość podatnika.

– Przedsiębiorca może także rozważyć możliwość odzyskania kosztów, które poniósł na skutek błędu urzędników, w tym kosztów egzekucji oraz kosztów usług kancelarii podatkowej. W przypadku, gdyby okazało się, że egzekucja była bezpodstawna, można wystąpić o odszkodowanie za niewłaściwe działanie urzędników. Każda z tych opcji wiąże się jednak z dodatkowymi kosztami oraz czasem, który przedsiębiorca musi poświęcić na rozwiązanie sprawy. Zatem kluczowe staje się pytanie, o jakich kwotach mówimy, bo jeśli różnice są niewielkie, przedsiębiorca może uznać, że wartość jego czasu i wydatków na te procedury przewyższa kwotę, którą miałby odzyskać – mówi ekspertka z Solveo Advisory.

W opinii Adama Mariańskiego, prof. UŁa, ten przypadek – jak wiele innych, analogicznych – uświadamia nam, że najprościej jest wykazać pomyłkę formalną i kurczowo trzymać się wykładni językowej przepisów. Zatem jest to sposób, aby bez wdawania się w niuanse i okoliczności danej sytuacji, szybko ją rozstrzygnąć w oparciu o rygorystyczne brzmienie przepisu. Zdaniem eksperta, takie podejście rodzi pytanie o to, jakie znaczenie mają w tym kontekście prawa podatnika czy podstawowe zasady prawa podatkowego, jak chociażby zasada działania w zaufaniu do organów. Wobec faktu, iż są to niezamierzone omyłki, które często wynikają z pośpiechu czy pewnych technikaliów, skala problemu może okazać się w praktyce niemała.

– Ta sytuacja może być postrzegana jako przykład, w którym przepisy i procedury podatkowe okazują się zbyt sztywne i mogą stanowić pułapkę dla przedsiębiorców. W tym przypadku przedsiębiorca nie miał wpływu na system bankowy, który automatycznie zaksięgował wpłatę na rok 2025, mimo że błędny tytuł przelewu nie wynikał z celowego działania z jego strony. To właśnie w takich momentach powinna zadziałać większa elastyczność i zrozumienie ze strony administracji, ale jak widać po ww. przykładzie, podatnik się tego nie doczekał – podsumowuje była naczelnik Wydziału Kontroli Podatkowej Urzędu Kontroli Skarbowej w Gdańsku.