Wystawienie faktury ustrukturyzowanej (wysłanie jej do KSeF) nie rodzi ex lege skutków cywilnoprawnych. Czym zastąpić fakturę (jako dokument handlowy) od 1 lipca 2024 r.?

Instytut Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy
Doradztwo podatkowe
rozwiń więcej
Wystawienie faktury ustrukturyzowanej (wysłanie jej do KSeF) nie rodzi ex lege skutków cywilnoprawnych. Czym zastąpić fakturę (jako dokument handlowy) od 1 lipca 2024 r.? / Shutterstock

W tytule niniejszego tekstu przedstawiono tezę zaliczającą się do tzw. oczywistych oczywistości. Aby jakikolwiek dokument mógł wywoływać skutki inter pares, musi być zgodna wola stron, chyba że wynika to z przepisu prawa regulującego wprost stawki cywilnoprawne (ius cogens). Czy takim przepisem jest ustawa o VAT regulujący wystawianie faktur? Odpowiedź jest oczywista: nie, przynajmniej od dnia 1 lipca 2004 r., gdy zaczęła obowiązywać nowa, unijna ustawa z dnia 11 marca 2004 r. – pisze profesor Witold Modzelewski.

Przepisy VAT dot. faktur nie powodują skutków cywilnoprawnych. Co z tego wynika?

Przepisy o wystawianiu faktur dla potrzeb tego podatku są ściśle zharmonizowane, wywołują wyłącznie skutki prawnopodatkowe i nie mogą regulować stosunków prywatnoprawnych, bo prawo cywilne nie podlega harmonizacji. Oczywiście strony umowy mogą nadać tym fakturom status prywatnoprawny, ale to wymaga ich zgodnej woli. Tak stało się w naszym kraju jeszcze pod rządami starej ustawy o VAT obowiązującej w latach 1993-2004. Pod rządami już unijnej wersji tego podatku podatnicy powszechnie używają faktur podatkowych jako faktur handlowych. 

Gdy pojawiła się perspektywa zastąpienia dotychczasowych form fakturowania (papierowej i elektronicznej) tzw. fakturami ustrukturyzowanymi, które faktycznie są wysyłane tylko do władzy publicznej, większość podatników dostrzegła oczywiste wady tych dokumentów: po prostu nie nadają się one do roli dokumentów handlowych, które wywołują skutki cywilnoprawne. 

Obowiązkowy KSeF od 1 lipca 2024 r. Oświadczenie na wszelki wypadek

Na wszelki wypadek wysyłane są oświadczenia dostawcom lub usługodawcom, że wystawianie faktur ustrukturyzowanych dnia od 1 lipca 2024 r. nie wywoła jakichkolwiek skutków cywilnoprawnych i faktury te nie będą uznane za dokument handlowy. Czy takie oświadczenie wystarczy? Z reguły tak, ponieważ wysyłanie tego dokumentu do KSeF nie jest jego „doręczeniem” w rozumieniu prawa cywilnego, bo umowy nie przewidują „wirtualnego doręczenia” poprzez wysyłkę jakiegoś dokumentu do osoby trzeciej (KSeF jest w tym przypadku osobą trzecią i nie jest pełnomocnikiem nabywcy lub usługobiorcy). 

Wizualizacja faktur wysłanych do KSeF  i przesyłanie ich kontrahentom nie ma sensu

Wbrew temu co można dość powszechnie przeczytać w „opiniotwórczych mediach” niewielu (nikt?) będzie „używać faktur ustrukturyzowanych poza KSeF”, ponieważ po prostu nie da się ich używać. Dlaczego? Fakturą ustrukturyzowaną jest byt elektroniczny w KSeF od momentu nadania jej numeru przez ten system i tylko on: poza KSeF można użyć co najwyżej jakiejś wizualizacji tego dokumentu, który już staje się jednak w sensie prawnym odrębnym dokumentem. Ich wizualizowanie nie mają jednak większego sensu, chyba że chcemy użyć jej zgodnie z przeznaczeniem, czyli dla potrzeb zaewidencjonowania w rejestrze sprzedaży, czy w rejestrze zakupu czyli dla celów publicznych. Nie ma sensu ani potrzeby przesyłania kontrahentom całości wizualizacji tego dokumentu, bo owe 400 pól nie ma w zasadniczej części jakiegokolwiek znaczenia cywilnoprawnego. Najważniejsze jest to, że wirtualna wersja tego dokumentu, a zwłaszcza jej wystawienie i „otrzymywanie” przez osobą trzecią nie ma statusu cywilnoprawnego. Bo nie ma.

Czym zastąpić fakturę dla celów cywilnoprawnych od 1 lipca 2024 r.?

Strony umów zastanawiają się czym zastąpić od 1 lipca 2024 r. obecną fakturę podatkową, która jest powszechnie używana jako dokument handlowy gdy przestanie pełnić tę ostatnią rolę. Są tu co najmniej dwie drogi:

  • wprowadzić coś co będzie nazywane „udostępnieniem faktury ustrukturyzowanej”, która zawierać będzie również treści o charakterze cywilnoprawnym (wezwanie do zapłaty, termin płatności, formę płatności, rachunek bankowy) i temu dokumentowi nadany będzie wówczas status handlowy,
  • nadać obecnie stosowanym fakturom podatkowym statusu faktury proforma, która będzie wywoływać skutki cywilnoprawne, a faktury ustrukturyzowane będą wysyłane później wyłącznie jako dokumenty techniczne.

Jedno jest pewne: czeka nas całkowite przebudowanie systemu fakturowania dla potrzeb cywilnoprawnych.

Prof. dr hab. Witold Modzelewski

oprac. Paweł Huczko
rozwiń więcej
Księgowość
JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?
28 maja 2025

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, od 2026 – podmioty zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK VAT, a od kolejnego roku – pozostałych podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?
26 maja 2025

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców
26 maja 2025

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka
23 maja 2025

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku
23 maja 2025

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)
27 maja 2025

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?
22 maja 2025

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?
22 maja 2025

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów
22 maja 2025

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku
27 maja 2025

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

pokaż więcej
Proszę czekać...
OSZAR »